TopContracts – מערכת מומחה לניהול חוזיםכאן כדי לשמור עליכם, ולעשות לכם סדר!

חברת אסמבלי תסייע לכם לנתח את החוזים ולהזינם למערכת באופן שיפיק את מירב הערך עבור העסק, במינימום השקעה בתפעול

• נזהה את המוקשים החוזיים מהם כדאי להימנע, וניצור עבורם התראות
• נזהה הטבות שלעסק כדאי לנצלן, ונפיק גם עבורן התראות
• נזהה את הנושאים שכדאי לתמצת על מנת לחסוך זמן באיתורם בהמשך הדרך
• נלמד איך להפיק את המקסימום ממנגנון ההתראות במייל, כדי לוודא שמה שצריך לקרות קורה, ואפילו כדי לנהל "מיני פרויקטים" עם דיווחי ביניים של נמענים מרובים
• נזהה נתונים שכדאי להזין לצורך איתור פשוט של החוזים בעתיד, לצורך הפקת דוחות, לצורך שיתוף עם עמיתים לחסכון בזמן…
• נקים חוקים אוטומטיים שיקצרו זמן וימנעו טעויות
• נבדוק איך אפשר ליצור אפילו עוד ערך באמצעות מנגנונים מתקדמים כמו סבב אישורים, סינכרון עם Active Directory, חיבור ישיר ל-Outlook, וכו'…
• נפעיל ממשקים למערכות אחרות בסביבה הארגונית כדי לאפשר עבודה יעילה

תבניות חוזים מסוגים שונים, מבוססים על ידע נצבר, מוכנים לעבודה מיידית

תבניות מורחבות לסוגי חוזים נפוצים מגוונים: שדות וטבלאות מותאמים לפי סוג חוזה

• המודול מסופק עם עשרות תבניות ייחודיות ומורחבות לחוזים מסוגים מגוונים (כולל רשימות וקטלוגים מתאימים), כאשר לכל סוג חוזה מותאמת תבנית ייחודית עבורו
• בחוזי רכש מוצרים, למשל, יש טבלת "אחריות ושירות", הכוללת תאריכי סיום אחריות ושירות, מחירי השירות והקשר עם מוצרים ואתרים בהם הם מותקנים וכו'; באותם חוזים יש גם טיפול בקריאות שירות, חריגים וקנסות, הקצאה וניצול שירותים וכו'.

חסכון בזמן ההקמה וההטמעה של המערכת

• התבניות המוכנות מתבססות על נסיון שנצבר עם הקמה וניהול של אלפי חוזים אצל לקוחות המערכת, ומהוות "מערכת מומחה" לניהול יסודי ונכון של חוזים.
• התבניות המוכנות חוסכות זמן בהקמת המערכת ובהטמעתה, כיוון שאין צורך לבנות עבור הלקוח את התבניות באופן פרטני

יצירה מהירה ופשוטה של "חוזה ממוחשב" עם קלט מהיר ותצוגה תמציתית

• קליטת חוזים באמצעות תבניות מוכנות מראש או כאלה שנבנות ייעודית עבור הלקוח
• ניהול קבצים ומסמכים קשורים – צרף קבצים לחוזים, וגש אליהם מתוך המערכת
• איתור פשוט ומהיר של חוזים באמצעות מנגנון חיפוש דמוי Google
• שני מעגלי אבטחה לניהול גישה
• ממשק משתמש מבוסס דפדפן (ללא צורך בהתקנות), מתקדם ומודרני
• מערכת חוצת ארגון (כלל המחלקות והעובדים, כלל ההתקשרויות והחוזים)
• פעולות מתקדמות לחסכון בזמן – שכפול חוזים, פעולות עדכון מרובה, וכו'…
• נתונים כמותיים ונוסחאות המתבססות על מנוע חישוב
• חוזים קשורים עם קישורים הדדיים
• חיבור טבעי למערכות תוכנה אחרות בסביבה הארגונית (וגם בענן)
• הרחבה בעזרת מנוע חוקים מבוססי תיזמון או פעולות במערכת
• ממשק בשפה המתאימה לכם – עברית/אנגלית (ניתן גם שפות נוספות)

מעקב אחר תאריכים חוזיים חשובים ("אירועים") באמצעות התראות בדוא"ל

משלוח אוטומטי של התראות בדואר אלקטרוני

• לכל חוזה ניתן להגדיר תאריכים בהם מתרחש "אירוע" מסוג מסויים – תום חוזה, פקיעת ערבות, תפוגת אופציה להארכה וכו'.
• לכל אירוע ניתן להצמיד מספר כלשהו של "התראות" עם תאריכים שונים ורשימות נמענים שונות.
• במועד המתאים לכל התראה, מתחילה המערכת לשלוח "הודעות התראה" (דואר אלקטרוני) לנמענים, וחוזרת ושולחת הודעות אלה כל עוד לא דווח "בוצע" עבורן. בהודעות יש: קישור לפתיחה ישירה של החוזה ומידע רב ערך נוסף: נושא, אופן הטיפול, מועד אחרון לטיפול, הערות…!

מסך ניהול ומעקב אחר סטטוס טיפול בהתראות

• המערכת מאפשרת ניהול ומעקב מתקדם אודות ההתראות והטיפול בהן: בדיקת סטטוס טיפול בהתראות אצל כל אחד מהנמענים, ביטול מרוכז של כל ההתראות אצל כל הנמענים (או אלה הקשורות לאותו אירוע), הקפצת התראה למועד עתידי, וכו'.
• המערכת מאפשרת גם הזנת סטטוס ביניים, המופיע גם במסך ניהול ההתראות וגם באימייל המופץ אצל כלל הנמענים (מיני פרויקטים)

התראות "מיוחדות"

• התראות ניתנות גם ליצירה על בסיס תנאים המתקיימים במידע חיצוני למערכת (במערכות אחרות בארגון או אף מחוץ לארגון), באופן שהתאריך אינו ידוע מראש. לשם כך תידרשנה התאמות על ידי ספק המערכת, לפי אפיון התנאים וההתראות המתאימות

איתור חוזים על בסיס שאילתות מתקדמות

מנגנון חיפוש לפי פרמטרים – מאפשר איתור חוזים על בסיס בניית שאילתות מתקדמות

• החיפוש לפי פרמטרים מאפשר איתור מדויק של חוזים על בסיס ערכים המאוחסנים בו.
• ניתן לבצע איתור על בסיס ערך מקורב, ערך מדויק, ערכים משליפה מרשימה, כן/לא, טווחי מספרים ומחירים, תאריכים מחליקים (מ"היום" ועד "סוף הרבעון" למשל) וכו'.
• מנגנון החיפוש מאפשר גם חיפוש על בסיס תוצאות חישוב של שדות נוסחא, ומהווה בסיס ליצירת מחוונים בלוח המחוונים ודוחות במערכת הדוחות

שמירת וטעינה של חיפושים

• ניתן לשמור חיפושים, לתת להם שם ותיאור, ולשתף אותם עם עמיתים. הפעלת החיפוש מתבצעת על ידי טעינת החיפוש השמור, ללא צורך בהזנה חוזרת של נתוני החיפוש

שמירת חיפוש כסימניות/מועדפים בדפדפן לשימוש חוזר מהיר

• ניתן לשמור חיפושים כסימניות בדפדפן (נקראות גם "מועדפים"). הפעלת החיפוש מתבצעת ע"י ניווט לסימניה, ללא הזנה מחדש של החיפוש

ייצוא נתוני חוזים לקבצי Excel, על בסיס תבניות ניתנות לעריכה, ממספר "משפחות" עיצוב, כולל דוחות אוטומטיים מתוזמנים

דוחות מבוססי Excel

• המערכת מאפשרת לבחור חוזים מתוך תוצאות חיפוש (מקור הדוח), וליצור מהם דוח ל-Excel על ידי בחירת תבנית מוכנה מראש המגדירה את מבנה הדוח והנתונים המוצגים בו. תהליך הפקת הדוח הוא פשוט ומהיר

הדוחות מתבססים על תבניות הניתנות להרחבה והתאמה לדרישות הלקוח

• דוחות מופקים בקלות על בסיס "תבניות דוח" מבוססות Excel, בעלות שם ותיאור, המגדירות את העיצוב (פונטים, צבעים וכו') והמבנה שלהם: טבלה או עמודים, שדות מוצגים וכו'. תבניות דוח נוספות ניתנות להקמה בכל עת (הלקוח יכול גם להקימן באופן עצמאי)

ניתן גם להגדיר "דוחות אוטומטיים" המתבססים על חיפוש שמור, תבנית דוח, ורשימת נמענים, ונשלחים באופן אוטומטי בתזמון מתאים

הצגה גרפית של נתוני חוזים מנותחים, מותאמת אישית לכל עובד

הצגה גרפית של ניתוח נתונים ושאילתות

• לוח מחוונים אישי מאפשר לכל עובד לראות במבט אחד ניתוח מגוון של נתוני חוזים, ממחוון בדיד המציג את מספר החוזים שעומדים לפוג בחודש הקרוב, ועד גרף עמודות של תקציב לעומת ניצול. לחיצה על מחוון מובילה לרשימת החוזים המתאימה. המחוונים מציגים מידע עדכני.

לחצני הפעלה מהירה לפעולות נפוצות

• לוח המחוונים האישי מאפשר להגדיר לכל עובד לחצני הפעלה מהירה לפעולות נפוצות הקשורות לעבודתו השוטפת – למשל יצירה של חוזה מסוג שנקבע מראש, או הוספת רשומת דיווח ללא פתיחה מראש של החוזה אליו היא מתווספת

אישור מסמכים על ידי מספר גורמים בארגון, מתוך המערכת

תיאור המנגנון:

• הבקשות לאישור מופצות באמצעות מנגנון ה"התראות במייל" המובנה במערכת: כל הדרישות מרוכזות באימייל יומי, עם כל המידע הדרוש ביחד עם קישור למסך אישור, וחזרה יומית כל עוד לא התקבל אישור; מסך האישור מאפשר לאשר, לדחות, או להעלות מסמך מתוקן כגרסה חדשה, והכל עם הערות
• אין דרישת הסתמכות על אימייל, היות וכל ההתראות מופיעות גם במסך ניהול ההתראות שבתוך המערכת, וכיוון שסטטוס האישורים ולחצני האישור מופיעים גם בתוך מסך הצפייה/עריכה בפריט
• מנגנון החוקים מאפשר קביעת סדר, על מנת לא "להטריד" גורמים בהמשך התהליך כל עוד הגורמים שלפניהם לא אישרו; הפרמטרים של חוקי המנגנון ניתנים לעדכון מתוך המערכת…

הגדרת תפקידים ללא הגבלה, שיוך כל עובד לתפקיד אחד או יותר; קביעת הרשאה לחוזים על פי תפקיד ולא על פי שם; חסימת שדות מסויימים מצפייה או עריכה לפי תפקיד…

הרחבת האבטחה לשלושה מעגלים (במקום שניים) – הרשאות מבוססות "תפקיד"

• למערכת מתווסף "מעגל אבטחה שלישי" בדמות "תפקידים": התפקידים ממופים לסוגי החוזים כך שכל פעולה (קריאה, עדכון, מחיקה), בכל אחד מהפרקים בחוזה, ניתנת לקביעה בנפרד. לכל עובד מוגדר "תפקיד", ובהתאם, נקבע מה הוא רשאי לראות/לערוך בחוזה, ומה לא.

התאמה אוטומטית של תצוגת החוזה לתפקיד

• על אף שכל חוזה נשמר פעם אחת בלבד, כל עובד יכול לראות אותו באופן שונה, כיוון שהתצוגה נבנית באופן דינאמי, בהתאם לתפקידו בארגון. אין צורך לשמור את אותו חוזה בעותקים מרובים!

הרשאה לחוזה מבוססת תפקיד, במקום הרשאה מבוססת רשימת עובדים

• ניתן להקצות הרשאה לחוזה על בסיס תפקידים, ולא רק על בסיס רשימת עובדים. כך, שינוי ברשימת העובדים משתקף אוטומטית בחוזים, ללא צורך בעדכון ידני של רשימות המשתמשים, והכל על בסיס התפקידים השונים שמוקצים לעובדים

ניתן לקבוע לעובד תפקידים שונים בחוזים שונים

• לכל עובד יש אמנם תפקיד ראשי המהווה ברירת מחדל, אבל הוא יכול לקבל, אד-הוק, תפקיד שונה בחוזים מסויימים. למשל, בתור "מנהל רכש" העובד רשאי לערוך חוזי רכש על כל מרכיביהם, אבל ניתן עדיין לשייך אותו לחוזי כח-האדם של עובדיו בתפקיד "לידיעה בלבד".

יצירת מסמכים (מכתבים, דוחות, חוזים וכו') באמצעות מיזוג נתוני חוזים מהמערכת

יצירה (חילול) של מסמך חוזה על בסיס נתונים שהוקלדו במערכת

• המודול מאפשר למשתמשי המערכת ליצור מסמך חוזה מלא כקובץ Word, על ידי מיזוג בין הנתונים המוזנים במערכת ניהול חוזים, לתבנית מסמך חוזה הכוללת את המלל המשפטי המורכב הכולל.

יצירת מכתבים ודוחות מנתוני החוזים

• המודול מאפשר למזג נתונים מתוך חוזים במערכת לתוך תבנית מסמך מכל סוג שיש בו צורך, לא רק חוזים, למשל "הודעה לספק על דרישת חידוש ביטוח". ניתן גם ליצור דוחות חוזיים המתבססים על מסמך Word, ואז לעצב אותם לפי הצורך בכלים של Word.

תיוק פשוט של הודעות מייל בחוזים בגינם נשלחו; שליפה מהירה של קבצים מחוזים, לצורך צירופם למייל

פעולות אפשריות:

• תיוק ישיר של אימייל, מתוך Outlook, לפריט (כדוגמת חוזה) השמור בשרת, בלא צורך בפתיחת המערכת וביצוע פעולה ידנית
• שליפת קבצים מפריטים שמורים בשרת (כדוגמת חוזים), וצירופם למייל אותו כותבים ב-Outlook, בלא צורך בפתיחת המערכת וביצוע פעולה ידנית

האימיילים הנשמרים בפריט בשרת מנותחים, והמידע החשוב שלהם נשמר לצידם באופן שמאפשר להבין את מהותם בלי לפתוח אותם, ובאופן המאפשר איתורם בעזרת מסכי החיפוש. כמו כן, הם נשמרים כקבצים הניתנים לפתיחה ישירה, עם כל הצרופות, נמענים, גוף ההודעה וכו'

סינכרון רשימת העובדים במערכת עם מאגר העובדים המנוהל ב-Active Directory

עובדים חדשים מקבלים הרשאה אוטומטית לפריטים לפי תפקיד

• במידה והרשאות לפריטים במערכת ניתנות על בסיס תפקידים (ולא על בסיס שמי), הסנכרון גורם לכך שעובדים חדשים שנקלטו בחברה והוגדרו ב-Active Directory, מקבלים באופן אוטומטי גישה למערכת, והרשאה לכל הפריטים שיש לעמיתיהם, באותו תפקיד

החלפת הרשאות לעובדים שעברו תפקיד

• הסנכרון גורם לכך שעובדים שתפקידם הוחלף ב-Active Directory (פעולה נפוצה, היות שלכל תפקיד נדרשת הגדרה שונה בתכלית של הרשאות כלל ארגוניות), מקבלים באופן אוטומטי הרשאה לכל הפריטים שיש לעמיתיהם בתפקיד החדש, ומאבדים הרשאות לפריטים שהורשו אליהם במסגרת התפקיד הישן

איתור חוזים על בסיס טקסט המופיע בקבצים המצורפים שלהם

חיפוש "מהיר" בתוך קבצים מצורפים

• המערכת מאפשרת איתור חוזה על בסיס קיומו של טקסט בתוך אחד או יותר מן הקבצים המצורפים אליו.
• החיפוש מתבצע בכל הקבצים מסוגים התומכים בכך (מסמכי Word, PDF, דוא"ל וכו').
• למנגנון יש הרחבה המאפשרת חיפוש על בסיס "תנאים": או, ו, ביטוי מדויק.

שילוב חיפוש בתוך קבצים עם מודול "חיפוש מבוסס פרמטרים"

• חיפוש בתוך הקבצים אפשרי גם כחלק מחיפוש כולל מבוסס פרמטרים, לדוגמא: הצג את כל החוזים בסטטוס "פעיל" שבאחד או יותר מן הקבצים שלהם רשום "בנייה".

ביצוע התאמות באופן עצמאי, ללא קוד, בתבניות חוזים/דוחות, קטלוגים ומחוונים

עצמאות הלקוח בקביעת התאמות למערכת

• מודול זה מאפשר ללקוח להקים "מוקד התאמות" מקצועי בתוך הארגון, שיאפשר ביצוע עצמאי של התאמות למערכת, בהיבטים הבאים: תבניות חוזים (שדות ופרקים, רשימות וקטלוגים, חישובים וכו'), תבניות דוחות (מכל ה"משפחות" למעט "דוחות מיוחדים"), ולוחות מחוונים לעובדים. הלקוח לא צריך לרכוש מודול זה כדי ליהנות מתבניות ולוחות מחוונים (הקיימים בליבת המערכת), אלא רק כדי לעצבם בעצמו.

הכשרת צוות "מעצבים"

• צוות ה"מעצבים" לא צריך ללמוד קוד, כיוון שכל ההתאמה מתבצעת מממשק המשתמש של המערכת. על מנת ליהנות מהמודול, יידרש הארגון להקצות זמן להכשרה מתאימה של העובדים שיבצעו את פעולת ההתאמות

שימוש במספר שפות ממשק בו זמנית (לחברות בינלאומיות)

ניהול חוזים בחברות בינלאומיות – במספר שפות שונות במקביל (עם תמיכה אמיתית בכיוון כתיבה)

• בחברות בינלאומיות, חשוב שעובדים שונים באתרים שונים ברחבי העולם, יוכלו להפעיל את המערכת בשפה המתאימה להם. תמיכה בשפה מקבלת ביטוי בראש ובראשונה לכותרות המופיעות בעמודי המערכת, אך גם לכיוון הכתיבה, פורמט תאריכים ומספרים וכו'.

ניהול נתוני חוזה במספר שפות בו-זמנית, עם משמעות אחת לערך

• ללא קשר לתוכן שדות טקסטואליים של חוזה (שרושמים בשפה אחת – השפה בה נכתב מסמך החוזה) סטטוס חוזה הוא אותו סטטוס, בין אם הוא כתוב "פעיל" בעברית, "active" באנגלית או כל מילה מתאימה בשפה אחרת. לפיכך, המערכת מאחסנת שדות שליפה (רשימות וקטלוגים) במספר שפות בו זמנית, כך שכל עובד רואה ערך בשפה שלו, אך המשמעות האמיתית של הערך אינה תלויה בשפה

ביצוע התאמות הדורשות קידוד באופן עצמאי: חוקים, ממשקים למע' אחרות, וכו'

עצמאות הלקוח בביצוע הרחבות מתקדמות למערכת

• המודול נועד לאפשר לארגון לפתח באופן עצמאי ממשקי תוכנה מתוכנות צד ג' למערכת ניהול החוזים (דרך ממשק תכנותי – SDK/API). המודול מאפשר גישה לרוב הפעולות התקניות במערכת: יצירה ועדכון של נתוני חוזים, קריאת נתוני חוזים, יצירת התראות, ביצוע חיפוש מהיר, ביצוע חיפוש מבוסס פרמטרים, וכו'. המודול מסופק ב-3 "שפות ממשק": SOAP, XML, JSON.